Остался месяц до перехода на систему ЭПД. что важно сделать уже сейчас?

10.08.2026
ЭПД (электронные перевозочные документы) — это цифровые форматы перевозочных документов они создаются участниками перевозок в учетных системах и имеют такую же юридическую силу как их бумажные аналоги. ЭПД подписывают электронной подписью и отправляют через провайдеров в национальную систему ГИС ЭПД. Система ГИС ЭПД - единая информационная среда для сбора, хранения и предоставления данных о перевозках.

Кому нужно перейти на ЭПД


С 1 сентября 2026 года переход на ЭПД становится обязательным для всех юр. лиц и ИП, которые участвуют в грузоперевозках: отправляют, перевозят, получают груз или организовывают доставку.


⚠️Важно: Если Ваша деятельность не предусматривает доставки грузов как услугу, переходить на ЭПД не нужно. Например, Вы работаете на автовышке и доставляете ее на объект или занимаетесь эвакуацией автомобилей физических лиц.



Если же техника сама перевозится на трале или участвует в коммерческой перевозке грузов, переход на ЭПД обязателен. Например, транспортировка автомобилей, оформленная через транспортную накладную или эвакуация автомобилей по официальному договору оказания транспортных услуг между компаниями или ИП.

До 1 марта 2027 года будет действовать переходный период: во время проверки на дороге при предъявлении бумажной версии документа штраф не выпишут. Однако это не означает, что работать по старым правилам можно будет вплоть до окончания переходного периода. Требование о работе с ЭПД закреплено в 140-ФЗ, и бизнес должен подготовиться к новым правилам.

Переход на ЭПД может выглядеть запутанным и сложным, но в долгосрочной перспективе эти меры окупят затраты: исключается возможность потери оригинала документа,а  взаиморасчеты между участниками перевозок становятся быстрее.

Документы, которые входят в ЭПД

 

На данный момент Министерство транспорта разработало и утвердило несколько форматов электронных документов:

  • Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
  • Электронные заказы и заявки на перевозку грузов 
  • Электронный Путевой лист 
  • Поручение экспедитору 
  • Экспедиторская расписка 
  • Складская расписка 

 Как перейти на ЭПД


Чтобы начать работу с ЭТрН Вам нужно:

1) Выбрать оператора информационных систем ЭПД. Без него обмениваться электронными документами не получится. Оператор будет проверять документы, обеспечивать их безопасность и направлять данные в ГИС ЭПД.
Операторы, которые могут работать с ЭПД, перечислены в реестре операторов ИС ЭПД Министерства транспорта РФ.


⚠️Важно: Обратите внимание, что работать с транспортными документами могут только 11 из приведенных операторов. 

 

2) Выпустить электронную подпись для участников документооборота. Для руководителя организации или ИП понадобится Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это главный аналог ручной подписи. Сотрудникам потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) для подписи документов от имени организации. Получить МЧД можно на сайте ФНС или в сервисах операторов ИС ЭПД.  Водителям будет достаточно оформления Простой электронной подписи (ПЭП), ее можно оформить через госключ или обратиться к выбранному оператору ИС ЭПД.

3) Объяснить правила работы перевозчикам. При приемке груза или проверке на дороге водителю достаточно будет предъявить QR-код со ссылкой на ЭТрН. Так как в пути не всегда бывает доступен интернет, QR-код можно просто скачать файлом и предъявить уже его. 

 

⚠️Помните, что если водитель предоставил QR-код, сотрудник ГИБДД не вправе требовать бумажную версию ЭтРН. Отсутствие или поломка служебного планшета, а также нестабильности в работе интернета не являются основанием подобных требований. 

Что будет, если не перейти на ЭПД 

 

Как мы отметили выше, послабление в процессе перехода на новую систему документооборота не дает бизнесу право совсем отказаться от ЭПД. Пренебрежение новыми правилами несет существенные риски для бизнеса, например: 


Риск потери крупных заказчиков
Крупные компании уже активно используют систему ЭПД, и к 1 сентября цифровой документооборот станет обязательным условием в договорах с подобными заказчиками. Контрагенты, не перешедшие на новую систему, теряют крупных заказчиков и возможность участвовать в тендерах. Участникам грузоперевозок не обязательно выбирать одного и того же оператора для работы с ЭПД. Главное, чтобы все стороны использовали сервисы операторов, которые аккредитованы Министерством транспорта РФ и подключены к государственной системе ГИС ЭПД. 

Угроза непризнания расходов
Бумажные перевозочные документы после вступления изменений в силу становятся необязательными. Использование привычной документации допустимо только в исключительных случаях, описанных в приказе Минтранса России.  Если исключение не подтверждено, при налоговой проверке ФНС может расценить бумажные документы как несоответствующие актуальному порядку учета. Это напрямую влияет на принятие расходов по налогу на прибыль и вычетов по НДС, что чревато крупными доначислениями налога на прибыль и штрафами. 

Штрафы за непредставление документов

В ходе проверки после окончания квартала налоговый инспектор запрашивает перевозочные документы. Бумажная документация не удовлетворяет требованиям закона, что по факту приравнивается к ее отсутствию. За это предусмотрены административные штрафы, а сам факт отсутствия электронного документа усиливает подозрения в недобросовестности компании.

После окончания переходного периода вступают в силу штрафы за непредоставление электронных перевозочных документов. 

 

Штрафы для перевозчиков описаны в статье 12.3 КоАП за перевозку без необходимых документов:

  • Штраф для граждан составит 500 рублей;
  • Штраф для должностных лиц –  1 500 рублей.

Предусмотрен и штраф за сообщение недостоверных сведений о свойствах груза по статье 12.21.1 КоАП:

  • Для физических лиц — 2 250−3 000 рублей;
  • Для должностных лиц — 22 500−30 000 рублей.